UWAGA PRACODAWCO – ZMIANY, ZMIANY, ZMIANY !!!

Od 1 stycznia 2019 roku wchodzi w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przynosząca nowe obowiązki, ale i pewne usprawnienia dla pracodawców. Zmiany jakie niesie ze sobą to przede wszystkim skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych i możliwość  prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 w/w ustawy, w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt pozostanie nadal 50-letni.

Dla pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 31 grudnia 1998 r., ale przed 1 stycznia 2019 r.,  okres 50-letni może zostać skrócony do 10 lat w przypadku złożenia raportu informacyjnego do ZUS, a okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym raport złożono.

Nowymi zasadami przechowania akt będą natomiast objęte, bez konieczności spełniania żadnych dodatkowych warunków, stosunki pracy zawiązane po dniu 1 stycznia 2019 roku. Co ważne,  pracodawcy będą zobowiązani wówczas przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników.

Jeśli chodzi o raport informacyjny do ZUS, to co do zasady znajdą się tam dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty. Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracodawcy będą także mogli zmieniać postać, w której prowadzą i przechowują dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następować będzie przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana zaś postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następować będzie przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Pracodawcy zobowiązani będą do poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego z nich, o  zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja dostrzegła również konieczność dostosowania sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej, w kontekście wejścia w życie RODO. Z tego powodu nowelizacji uległ art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy nakładając na pracodawców kolejno następujące obowiązki: w pkt. 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza), a w pkt. 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”.

Również od 1 stycznia 2019 roku w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie musiał wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym okresie.

Powyższym zmianom towarzyszyć będzie także wydanie przez MRPiPS nowego rozporządzenia ( z dn. 13 września 2018 roku) w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W jego myśl akta osobowe podzielone zostaną na 4 części (obecnie wyróżniamy 3 części) obejmujące:

Część A – etap ubiegania się o zatrudnienie;

Część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia;

Część C – ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności

określonej w odrębnych przepisach;

Część D – etap ustania stosunku pracy.

Nowa dodatkowa część akt C dotyczyć będzie więc dokumentacji związanej z ponoszoną przez pracownika odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną. Wyodrębnienie tej części akt uzasadnione jest obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomień o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 kodeksu pracy lub wynikających z odrębnych przepisów.

Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (obecnie gromadzone w części C) przesunięte zostaną do nowej części D.

Przywołane rozporządzenie MRPiPS określi również rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, tworzą dokumentację pracowniczą. Rozporządzenie zakłada, że pracodawca będzie prowadzić powyższą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika. Są to kolejno:

– ewidencja czasu pracy,

• karta ( lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,

wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz

• dokumentacja związana z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej

przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy (np. wnioski pracownika o udzielenie poszczególnych części urlopu wypoczynkowego, czy też dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu na żądanie w sytuacji, w której regulamin pracy przewiduje taką formę wniosków lub dokumentów).

W okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia  ( a tj. od dnia 1 stycznia 2019 roku) pracodawcy będą zobligowani do dostosowania sposób prowadzenia i warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów  rozporządzenia.